Dicas Gerais Sobre Gestão da Qualidade Total

Apresentamos neste texto 60 dicas gerais sobre tópicos relacionados à gestão da qualidade total.

1. Declaração da Missão organizacional.

a. Na declaração da missão deve constar os itens que só podem ser implementados pela própria organização. Ou seja, o que temos que fazer (a razão de ser da organização).

b. O texto da missão deve ser escrito no sentido de “desenvolver as “funções” perfeitas da organização.

c. Uma declaração da missão de forma abrangente é difícil de ser cumprida.

2. O Gerenciamento diário ou Daily Management ou Gerenciamento da rotina é o tipo de gerenciamento realizado para o cumprimento da missão estabelecida para cada órgão ( “what to do”) para (“how to do”).

3. No gerenciamento, para se atingir as metas de manutenção ou de melhoria estabelecidas, é necessário gerenciar se os prazos estão sendo cumpridos para os projetos estabelecidos.

4. Não adianta só cumprir os prazos estabelecidos. É necessário também avaliar a qualidade das ações implementadas e dos resultados obtidos.

5. A gestão da qualidade total (TQC) tem que proporcionar a ligação da gestão estratégica ou gerenciamento pelas diretrizes com o trabalho do dia a dia (ação “top down”).

6. É necessário garantir a qualidade tanto dos clientes externos quanto dos clientes internos. Promova em toda organização o PSC (Processo de Satisfação dos Clientes).

7. É necessário que a Gerência da Qualidade atente para não criar excesso de controles.

8. É necessário resolver e/ou eliminar os problemas repetitivos ou crônicos. Os clientes não pagam por anomalias. O custo delas é da organização.

9. É necessário que todos os níveis gerenciais estejam atentos para os itens de controle e suas respectivas metas e girem o PDCA para atingi-las.

10. Os Recursos Humanos de uma organização são seu maior patrimônio. Portanto, é necessário que se tenha plano anuais alinhados com as estratégias, para seu desenvolvimento.

11. Todas as pessoas que trabalha na empresa têm que participar da administração. Portanto, promova a padronização de forma participativa, tenha equipes de melhoria contínua, dentre outras atividades participativas.

12. É necessário Fazer uso do conhecimento para gerar melhores resultados e novos produtos e serviços.

13. A educação é um preparativo para o treinamento posterior.

14. Os gerentes imediatos têm que treinar seus supervisores. Se o supervisor não atingiu os resultados esperados (metas) estabelecidos para seus itens de controle, é necessário que o gerente imediato treine e eduque o seu supervisor, ou seja, tem que estudarem juntos como atingir as metas estabelecidas.

15. Estabelecer as metas não é só estabelecer e repassar (mandar). É necessário ter método para atingir as metas (PDCA) e treinar os subordinados dando macro-orientações.

16. O gerente geral tem que treinar os seus gerentes.

17. È necessário que as atribuições (responsabilidades) de todos os gerentes estejam bem definidas. Esta é uma função da área de RH.

18. O “job rotation” para os gerentes é muito importante. Aconselhamos que seja feito a cada 3 anos com base nas empresas japonesas.

19. O sistema de carreira e “Y” tem que ser operacionalizado pela área de RH. Não ficar somente no papel.

20. O especialista tem que ir a fundo à especialização (capacitação contínua).

21. O gerente tem que ter uma formação geral (visão ampla), para isto o “job rotation” é indicado.

22. Historicamente, os gerentes que passaram por várias áreas têm a facilidade de gerenciar melhor e obterem resultados sustentáveis.

23. O que mais prejudica as empresas é a falta de cooperação entre os gerentes.

24. O ponto fraco das empresas brasileiras é ter baixo nível de programa de treinamento gerencial para os gerentes, principalmente nas MPE (Micro e pequenas empresas).

25. É necessário ter treinamento para “pré-gerente”. Ou seja, programa de desenvolvimento de futuros lideres mapeados no plano de carreiras e sucessões.

26. É necessário treinamento para os recém admitidos, ou seja, passar por um período de 2 a 3 meses de treinamento antes de assumir o posto de trabalho.

27. É necessário que seja estabelecido pela gerência com apoio da área de RH um plano de desenvolvimento para os recém admitidos durante os próximos 3 anos.

28. É necessário que o empregado tenha um “horizonte” (possibilidade de qualificação).

29. É necessário que se deixe um “orifício no teto” para que o empregado possa enxergar a possibilidade de qualificação e, não olhe para cima e veja apenas um “teto”.

30. Não adianta apenas treinar em liderança. É necessário deixar bem claro o papel do gerente (o que se espera de um gerente).

31. É necessário discutir bastante o papel do gerente e estabelecer como um padrão.

32. Para fazer comparação de uma unidade com outra da organização (benchmarking interno), é necessário comparar os resultados de maneira objetiva. É necessário se definir um padrão de itens de controle (mesma forma de medição). Portanto, é necessário que as áreas tenham indicadores comuns.

33. É necessário identificar quais são os problemas referentes aos itens de controle e elaborar plano por plano para solucioná-los.

34. É necessário priorizar o ataque aos problemas críticos/crônicos ou prioritários.

35. É necessário montar bons planos e consistentes para o ataque aos problemas críticos.

36. É necessário melhorar e priorizar sempre o planejamento (50% do PDCA devem ser utilizados para a fase P – Planejamento)

37. O item de controle mais importante das gerências operacionais é a disponibilidade de equipamentos.

38. É necessário acabar com as falhas crônicas (vide a paretização elaborada pelas gerências. P. ex.: a análise do perfil de perdas define um determinado defeito elétrico como crônico)

39. É necessário questionar constantemente, por quê? por quê? por quê? por quê? por quê?.... ocorre tanto defeito “elétrico”.

40. Não basta está só apontar onde está o problema. É necessário identificar quais são as causas fundamentais.

41. Identificadas as causas, agora é só resolver (atacar). A responsabilidade pela solução dos problemas crônicos é do gerente imediato.

42. É necessário se ter um desejo especial para melhorar os processos ou resultados, ou seja, estabelecer metas de melhorias.

43. É importante que os gerentes ponham as suas intenções no papel (planejamento), para que haja um acompanhamento das ações. Não dá para gerenciar só com as informações na cabeça.

44. Aumentar a disponibilidade de equipamentos com aumento de estoque é fácil. Qualquer leigo consegue.

45. É necessário usar a engenharia da organização para se conseguir aumentar a disponibilidade.

46. O que passou não adianta. É necessário estabelecer ações daqui para frente para se reduzir estoques.

47. É necessário estabelecer critérios de compra, pois em geral, 20% dos itens em estoque correspondem a 80% do valor do estoque.

48. É necessário verificar o histórico (vida útil) e tempo de compra antes de emitir um pedido de compra.

49. Ter política para que o fornecedor possa manter estoque dentro das instalações da organização.

50. Gerenciamento Pelas Diretrizes ou Gestão Estratégica:

a. É necessário identificar a situação atual da organização

b. É necessária a situação atual usando fatos e dados com as ferramentas da qualidade.

c. Ficar só “vendo” os resultados não vai mudar o gerenciamento tradicional. É necessário atuar nas causas que afetam os resultados.

51. O objetivo verdadeiro da gestão da qualidade total é de atuar/controlar as causas que afetam o resultado.

52. É importante que a gestão da qualidade faça parte do dia-a-dia do gerenciamento da organização.

53. Ninguém pode pensar que está sendo obrigado para fazer as práticas e padrões preconizados pela gestão da qualidade. É necessário pensar que a gestão da qualidade total está sendo útil para os resultados.

54. É necessário estabelecer o Gerenciamento da Rotina na Manutenção.

55. O desempenho de empresa terceirizada depende muito da atuação da contratante. Portanto, é necessário ter uma boa relação.

56. É necessário também, se ter parceria em termos de tecnologia.

57. Geralmente as gerências possuem muitos gráficos. É necessário ver o que é útil e simplificar (foco).

58. É necessário definir o responsável pelo controle dos gráficos.

59. A função planejamento processa informação, portanto o importante para o cliente é a qualidade da informação e o tempo para disponibilizar a informação, tanto no “in put” quanto no “out put”.

60. Trabalhar só para Manter resultados significa retrocesso. É necessário está sempre buscando melhorias em todos os aspectos. Foque nas necessidades atuais e futuras das partes interessadas.

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* Gerisval Alves Pessoa é Mestre em Gestão Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em Engenharia da Qualidade. Químico Industrial. Professor de graduação e pós-graduação. Consultor e auditor de Sistema de Gestão da Qualidade.