Método dos "Cinco Porquês" aplicado a desculpas para não fazer a melhoria da qualidade

Começar o processo de iniciativas para a melhoria de qualidade em qualquer organização é uma tarefa difícil. Além dos muitos obstáculos internos e externos encontrados pelo caminho, as desculpas são dadas pelos empregados porque este processo não vai funcionar. Isso é compreensível em um mundo de projetos concorrentes, o tempo e as pressões por dinheiro dentro do ambiente econômico atual. Ao longo dos anos temos ouvido muitas desculpas para espera, adiar, iniciar, parar ou simplesmente atrasar um processo que, uma vez aplicado, pode ser usado para efetivamente melhorar os processos principais e remover desperdiçadores de tempo.

Como todas as questões ou problemas a serem resolvidos, há a necessidade de encontrar uma "causa raiz". No caso de desculpas, a causa raiz parece ser que desculpas por si só são a razão suficiente, no seu valor literal, para não se envolver em atividades de resolução de problemas. Alguns de nós somos mestres em dar desculpas! Aprendemos que quando uma desculpa é dada e questionada, muitas pessoas simplesmente mudam para outra desculpa, e assim por diante! Lembre-se que "desculpas" não corrigem o problema.

 Uma das ferramentas que usamos frequentemente para determinar a verdadeira causa-raiz é técnica dos "cinco porquês". Podemos usar esta ferramenta de melhoria da qualidade para identificar a causa das desculpas.

Por isso, vamos utilizar a técnica dos cinco porquês para determinar a causa das desculpas:

1º - Por que as desculpas são dadas?

Resposta: Bem, elas são eficazes em adiar as atividades que não queremos fazer ou mesmo tememos que tenhamos que fazer.

2º - Por que são as desculpas são eficazes?

Resposta: As desculpas têm dado certo por tanto tempo que me desliguei da responsabilidade de me desenvolver ou mudar meu comportamento.

3º - Por que essas desculpas têm dado certo?

Resposta: Porque quando dou desculpas, ela me impede de engajar-se em mudar a forma como eu penso sobre um problema.

4º - Por que eu quero parar de se envolver em mudar a minha maneira de pensar?

Resposta: Porque as desculpas sempre funcionaram. (Na verdade, desculpas são uma "regra" na minha cabeça que me diz que devo dar uma boa desculpa se me pedirem para fazer algo que eu não quero fazer e que eu não vou ter que fazer).

5º Por que eu acho que desculpas vai sempre funcionar comigo?

Resposta: As desculpas me serviram bem por muito tempo e nunca ninguém me desafiou. Eu só espero que em longo prazo eu esteja aposentado antes que haja um dia de ajuste de contas.... Quando as desculpas não funcionarem mais para que eu não promova melhoria de qualidade.

A abordagem dos cinco porquês encontrou uma possível causa raiz que "ninguém desafia as desculpas”. Como gestores, devemos sempre desafiar as desculpas de nossos empregados por não fazerem a melhoria da qualidade e responsabilizá-los por nenhuma mudança ou melhoria ocorrida.

As dez melhores desculpas preferidas para não promover a melhoria da qualidade:

1.   Estou muito ocupado;

2.   Meu chefe não está envolvido;

3.   Meu chefe não vai aprovar;

4.   Somos novatos por aqui;

5.   Não há dinheiro para fazer isso;

6.   Vou aposentar em um ano de qualquer maneira;

7.   O sistema nunca vai mudar;

8.   Se eu economizar tempo no meu trabalho, eles podem não precisa mais de mim aqui;

9.    Nós tentamos isso antes e não deu certo quase tão logo começou;

10.   Eu não gosto de mudanças uma vez que as coisas parecem estar indo muito bem aqui.

REFERÊNCIAS:      

       

Tradução e adaptação do texto original de:

LENDERMAN, H. e MORAN, J. W. 3 “Five whys" applied to excuses for not doing quality improvement.  PEX – Process Excellence Network . Disponível em< http://www.processexcellencenetwork.com/people-performance-and-change-in-process-improveme/articles/the-five-whys-of-excuses-for-not-doing-quality-imp/&mac=SSIQ_OI_Featured_2011&utm_source=processexcellencenetwork.com&utm_medium=email&utm_campaign=SSIQOptIn&utm_content=1/3/13?elq=e41613dde94c46a993f574777737afcc&elqCampaignId=1188> Acessado em 03 de Jan. 2013.