A melhor maneira de atingir suas
metas: Foco no processo.
Não bateu as metas deste mês? Não culpe o restante da equipe, é hora de ver como seus processos suportam ou limitam os seus resultados.
A maioria das organizações define metas de desempenho da unidade de negócio, departamentos, gerências e individuais para serem atendidas. Na hora de relatar (a cada trimestre, a cada mês, ou em algum outro intervalo regular de tempo), os departamentos tipicamente se reúnem e analisam os resultados para o período. Os gerentes costumam perguntar como a equipe pode fazer melhor, o que a equipe pode mudar e porque eles acham que os resultados eram o que eram.
Quando os resultados não atingem as metas, essas conversas se concentram em que os empregados podem fazer melhor, como eles podem trabalhar dentro do sistema para fazer um trabalho melhor e como eles podem melhorar a maneira como eles interagem uns com os outros departamentos e outros para melhorar desempenho ou eficiência. Embora essa abordagem possa ser produtiva e levar a melhores resultados, é uma batalha de retornos decrescentes. Eventualmente, os empregados vão ficar sem novas abordagens e sem explorar suas habilidades interpessoais e de coordenação. Além disso, repetir conversas sobre como os empregados não cumpriram suas metas podem ser desmoralizante e desmotivador.
Michael Bremer, presidente do Grupo Cumberland e diretor-executivo do Consórcio Chicagoland Lean Enterprise, sugere uma outra abordagem para melhorar o desempenho: Concentre-se no processo, e não nas pessoas. Se um processo funciona bem e faz sentido no contexto do trabalho das pessoas, os empregados irão funcionar bem dentro dele. A maioria dos empregados teria e poderia contribuir para resultados positivos se for dado um ambiente para isso. É muito mais produtivo se concentrar em simplificar os processos e torná-los melhores ao invés de tentar transformar bons empregados ainda melhores dentro de um sistema quebrado.
Em uma apresentação para a Comunidade de Práticas de Benchmarking da AME / APQC, Bremer trouxe várias razões pelas quais enfocar os defeitos no processo é melhor do que focar nas deficiências dos empregados.
Razão nº 1:
O ato de melhorar um processo, em si, oferece aos empregados a oportunidade de desenvolver suas habilidades como solucionadores de problemas. Ele também faz os empregados se sentirem mais conectados para e investir no processo.
Razão nº 2:
Feedback dos empregados é fundamental para a melhoria contínua. Uma organização pode se beneficiar ao transformar as avaliações de desempenho em oportunidades para melhorar o negócio inteiro.
Razão nº 3:
Regularmente envolvendo os empregados em melhoria de processos minimiza os desvios potencialmente nocivos do processo. Quando os empregados ouvem que eles não estão cumprindo metas e devem melhorar, eles muitas vezes concebem soluções inteligentes para realizar o trabalho mais rápido, melhor e com menos burocracia. Infelizmente, os empregados nem sempre veem como estas soluções impactam no resto do negócio. O atalho que funciona para eles pode ignorar o ponto de controle que é essencial para outra pessoa que trabalha no processo seguinte (processo-cliente).
O empregado usando a solução pode não ter nenhuma ideia de que ele ou ela está impactando negativamente o processo. Se a organização se concentra no processo e os empregados se sentem confiantes em propor mudanças para o processo, há menos chance de que soluções serão implementadas secretamente.
Conclusão
A mudança do comportamento dos empregados pode levar a melhorias substanciais de desempenho, alterando o processo em si oferece benefícios mais duradouros. Envolver os empregados em melhoria de processos permite desenvolver habilidades de pensamento crítico e promove um senso de conexão entre os empregados e estratégia e a arquitetura do negócio. Empregados geralmente desempenham bem, dado um processo que apoiam, ao invés de minar, os resultados positivos. Se a organização torna a melhoria de processos uma prioridade e saúda a entrada dos empregados, os processos em mapeados serão mais parecidos com o comportamento real e é menos provável que contradizem uma ou outra estratégia organizacional.
Em vez de pedir a seus empregados o que eles podem fazer melhor, pergunte-lhes como eles podem fazer o processo funcionar melhor. Ao construir o ciclo de feedback e melhoria de processos em um processo regular de análise, você cria uma base sustentável para a melhoria contínua.
REFERÊNCIAS:
Tradução e adaptação do texto original de:
COWAN, Michelle. Not hitting your targets? 3 reasons you need
to blame processes, not people. PEX.
Disponível em http://www.processexcellencenetwork.com/people-performance-and-change-in-process-improveme/articles/fix-the-process-not-the-people/&mac=SSIQ_OI_Featured_2011&utm_source=processexcellencenetwork.com&utm_medium=email&utm_campaign=HrOptIn&utm_content=5/3/12 >
Acessado em 03 de Mai. 2012.
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