Sua equipe não pode ler sua mente

Quando você vive ou trabalha com pessoas por muito tempo, é fácil supor que elas podem ler sua mente e que você pode ler as delas. Quer se trate de um cônjuge ou um membro da equipe de longa data, você pode presumir que já sabe o que elas estão pensando e que pode economizar tempo e esforço por não ter que detalhar o que pretender comunicar. Infelizmente, porém, a leitura da mente em particular é muito arriscada e o tiro pode sair pela culatra.

No trabalho, a leitura da mente pode levar a confusão, do tipo quando um gestor assume que membros de sua equipe já sabem o que ele quer: "Você sabe o tipo de esforço que eu preciso aqui." Mas o que acontece se não o fizerem? Em vez de economia de tempo, você pode perde-los, o que poderia ter consequências graves. Por exemplo, você pode precisar de refazer um projeto, relançar um novo produto, ou até mesmo ter retrabalho porque os importantes membros da equipe não estavam plenamente conscientes dos requisitos (mesmo que você assumiu que sim). Tomando esses atalhos também podem contribuir para problemas de motivação ("Eu não sei como meu líder quer que o relatório de “alfa” seja feito porque ela nunca me diz") e a falta de trabalho em equipe ("Eu não posso ajudar o meu colega porque ele não me deixa saber quando precisa de ajuda").

É sempre melhor ter tempo para transmitir ou obter informações completas antes de agir. Dessa forma, você evita o desperdício de tempo, esforço e boa vontade dos seus colegas.

Quando você pede a um membro da equipe para produzir algo, comece com a visão sistêmica (a grande figura) - o quê e o porquê: "Precisamos criar um novo tipo de relatório para o nosso projeto atual, algo que todos na organização possam entender independente da função. Isso ajudará a todos na empresa trabalhar conosco".

A partir daí, explique os detalhes: quem, quando, onde e como. "Precisamos que Joana e Roberto delineiem o relatório e nos enviem via e-mail até segunda-feira. Então o que precisamos de um de vocês que detalhem o seu conteúdo em formato PDF até quarta-feira. Lana e Jefferson, então, editem o relatório e o repassem para todos nós avaliarmos na quinta-feira, para que possamos disponibilizá-lo a todos no site da empresa na próxima sexta-feira. Alguma pergunta?"

Claro, pode haver pessoas que já ouviram essas instruções, por isso, se você está falando em pessoa, não perca seu tempo, repetindo-se mais e mais. Se você está se comunicando por e-mail, elas serão capazes de respondê-lo rapidamente. Mas lembre-se de que elas podem precisar mais tarde de informações adicionais. Elas podem estar no meio do projeto, quando precisam de uma reciclagem sobre o que acontecerá em seguida. Então conclua a sua primeira conversa, seja pessoalmente ou on-line, com um "Por favor, me pergunte se tiver quaisquer dúvidas" ou "Por favor, salve a versão escrita desse plano e deixe-me saber se eu esqueci algo" para demonstrar a sua vontade de esclarecer as dúvidas e ajudá-los a atender os detalhes.

Explicitamente diga a sua equipe que não espera que ninguém leia a sua mente. Nenhuma pergunta é uma pergunta estúpida. Se você já explicou um projeto uma vez a alguém e ela lhe pede para repetir algumas informações detalhar mais detalhes, agradeça a pergunta ou pedido e demonstre que está feliz que pelo solicitado.

Embora a pergunta pareça ser tola e que sempre seja fácil fazê-la, por pensar que os outros já sabem a resposta, na escola dos negócios, às vezes é essencial fazê-la.

Torne mais fácil o que os membros da equipe precisam entender o que você quer. Seja generoso em responder às suas perguntas, torne sua compreensão uma prioridade, e promova um ambiente de comunicação aberta e de compartilhamento de informações.

Você pode fazer isso para modelar o comportamento acima citado. E também, aplaudir as pessoas quando se esforçam em manter plenamente os seus colegas informados e alinhados.

Ninguém em sua equipe deve esperar ou incentivar a leitura da mente. Em vez disso, seja claro e peça que todos os membros de sua equipe faça o mesmo.

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REFERÊNCIAS:

Tradução e adaptação do texto original de:

RANIERI, A. Your team can’t read your mind. HBR – Harvard Business Review. Disponível em < https://hbr.org/2015/07/your-team-cant-read-your-mind> Acessado em 27 de Jul. de 2015