sábado, 9 de janeiro de 2010

Estabelecendo um Plano de Ação Anual da Organização

          Anualmente as organizações estabelecem diretrizes, objetivos ou metas desafiadoras necessárias para a sua sobrevivência ou aumento da sua competitividade. Cada Organização tem sua própria metodologia, que varia de acordo com o seu sistema de gestão, das quais podemos destacar: Gerenciamento pelas Diretrizes (GDP), Desdobramento de Objetivos e Metas (Sistemas de Gestão com base na ISO), Balanced Scorecard (BSC), Planejamento Estratégico, dentre outras.

          Mas, o grande questionamento, independente da metodologia concentra-se em como comunicar as diretrizes e ou objetivos da organização para toda organização?

          Apresento abaixo um diagrama de matriz adaptado de Vicente Falconi Campos em seu livro gerenciamento pelas diretrizes, que pode ser utilizada para apresentar e representar as diretrizes anuais e a relação entre as metas e as medidas (projetos) nos vários níveis gerenciais.



            Inicialmente, apresente as metas anuais da organização, empresa, diretoria ou gerência. Pode ser também, estratificada em metas de qualidade, custo, entrega, moral ou segurança. Ou ainda, metas financeiras, de processos internos, de mercado/cliente e de inovação/aprendizagem.

Depois siga o seguinte roteiro:


1. Dê o grau de importância de cada meta (pesos). Faça um brainstorming para definir quais ações serão necessárias para atingir os objetivos e metas;
2. Defina os indicadores de desempenho de cada meta, bem como o método de acompanhamento (pode ser por meio de um gráfico gerencial ou uma tabela, etc.);
3. Faça um brainstorming com sua equipe para definir os projetos necessários para a realização dos objetivos e metas de sua organização/unidade/gerência;
4. Faça uma análise de correlação de cada meta com cada projeto, classificando-a como muito forte (nota 5), forte (nota 3), fraca (nota 1) e ausência de correlação (sem nota);
5. Multiplique a nota pelo peso de cada meta e obtenha a pontuação de cada projeto;
6. Some todas as notas;
7. Priorize os projetos com maiores pontuações, que serão os projetos prioritários da organização/unidade/gerência. Geralmente escolha os 30% mais pontuados;
8. Defina: a meta, o indicador de desempenho, o responsável e o prazo (cronograma) de cada projeto;
9. Repita este processo para todos os níveis gerenciais (até o último nível), transformando os projetos sob sua responsabilidade e fazendo um brainstorming para definir novos projetos de responsabilidade de sua equipe.
10. Para cada projeto estabelecido no último nível gerencial, elabore um plano de ação (pode ser do tipo 5W1H conforme modelo abaixo).






11. Pronto, você já tem a representação das diretrizes e o desdobramento das mesmas para todos os níveis gerenciais, bem como os indicadores de desempenho para avaliação do desempenho anual de cada liderança.
12. Toda organização, tem agora de forma alinhada, o conjunto de ações necessárias para o atingimento das metas organizacionais. É só partir para a sua execução.

13. Para o sucesso do atingimento das diretrizes é necessário fazer o acompanhamento periódico da implementação de cada projeto/ação e a avaliação dos resultados dos indicadores de desempenho (reuniões de desempenho), bem como a tomada de ações corretivas em caso de desvios.

          Lembramos que o processo de desdobramento deve ser auxiliado por outras ferramentas, como: diagrama de relação, diagrama de árvore, diagrama de causa e efeito, diagrama de Pareto, dentre outras.

          O diagrama de matriz proposto ajuda a visualizar o gerenciamento e comunicar o desdobramento, mas não elimina a necessidade de outras ferramentas.

          Estas orientações também servem para prover evidências do desdobramento dos objetivos da qualidade e/ou ambiental nos níveis pertinentes conforme é solicitado na NBR ISO 9001:2008 ou NBR ISO 14001:2004.

          A todos um ano de êxito na implementação das ações e realização de todas as metas com a participação de toda a força de trabalho.
_____________________________________________________________
* Gerisval Alves Pessoa é Mestre em Gestão Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em Engenharia da Qualidade. Químico Industrial. Professor de graduação e pós-graduação. Consultor e auditor de Sistema de Gestão da Qualidade.



Nenhum comentário:

Postar um comentário