Como Elaborar Um Plano de Ação

As organizações estão inseridas em um ambiente cada vez mais competitivo e em constantes mudanças que exigem a necessidade de implantar um sistema de gestão que as auxiliem a promoverem as mudanças necessárias à suas sobrevivências e crescimento.

Para enfrentar este cenário o sistema de gestão pode utilizar o PDCA como um método para a realização de suas metas, tanto de manutenção quanto de melhoria de resultados.

Para melhorar os resultados, os sistemas de gestão com base na filosofia da qualidade total (TQC) sugerem o PDCA de melhorias composto por oito etapas a serem seguidas:

P (Plan) - Planejamento:

1. Identificação do problema

2. Observação do problema

3. Análise do processo

4. Plano de ação

D (Do) - Execução:

5. Ação

C (Check) - Verificação:

6. Verificação dos resultados

A (Action) - Ação:

7. Padronização

8. Conclusão

Este roteiro básico auxilia as organizações a promoverem melhorias incrementais em seus processos, produtos e serviços de forma mais eficientes. A etapa de Planejamento composta das fases 1 a 4 é de fundamental importância para estas melhorias e correspondem aproximadamente 50% do tempo utilizado em todo o roteiro (PDCA).

O resultado deste planejamento é o estabelecimento de um plano de ação consistente e que deve ser seguido para a realização das metas. Mas, como elaborar um plano de ação?

A seguir apresento um roteiro sumariado para elaboração do seu primeiro plano de ação:

1. Estabeleça a sua META de melhoria que deve ser clara, concisa, estar definida no tempo (prazo), ser mensurável (valor) e preferencialmente numérica.

2. Defina o problema, que é a diferença entre o resultado atual e a meta estabelecida

3. Observe o problema para entender suas características (como o problema ocorre?)

4. Identifique os fatores causais (por que o problema ocorre?) utilizando um brainstorming

5. Faça um diagrama de causa e efeito

a. Questione por que o problema ocorre?

b. Anote as causas em um post it, sendo um para cada causa

c. Coloque os post it no diagrama

d. Agrupe os post it por afinidade

6. Teste as causas. Priorizar as causas utilizando, por exemplo, o seguinte critério:

a. Causa Vital/Crítica = 5

b. Causa muito importante = 3

c. Causa importante = 1

7. Selecione as causas priorizadas

8. Para cada causa priorizada, faça um brainstorming para propor “contramedidas” à causa priorizada.

9. Monte um plano de ação utilizando a ferramenta 5W2H

10.    Para cada causa, identifique e descreva no campo “O que” (procedimento / ação) no mínimo uma contramedida oriunda do brainstorming. A redação deve ser no infinitivo, por exemplo: construir, comprar, treinar, soldar, testar, etc.

11. Para o campo “Quem” defina o responsável por cada ação. Neste campo se preenche com o nome e não um grupo ou uma sigla. Ou seja, o responsável pela execução (uma pessoa física).

12. No campo “Quando” preencha com o prazo para conclusão de cada ação. Tenha o cuidado de definir prazos factíveis.

13. No campo “Por que” descreva a justificativa, ou seja, a razão para o desenvolvimento de cada ação. Relacionar o motivo pelo qual a ação vai ser realizada geralmente começa com a palavra para. Pode estar relacionado ao aspecto da causa que está sendo atacada.

14. No campo “Onde” descreva o local físico de desenvolvimento da ação.

15. No campo “Como” descreva o procedimento para o desenvolvimento da ação. É o detalhamento do “O que”. Rediga geralmente no gerúndio.

16. No campo “Quanto custa” determine o orçamento, caso haja custo, para cada ação.

Pronto, você já tem o seu plano de ação com o orçamento necessário para atingir as suas metas. Agora é só ter disciplina na implementação das ações e acompanhamento dos resultados.

Mãos à obra!

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* Gerisval Alves Pessoa é Mestre em Gestão Empresarial pela FGV / EBAPE. Especialista em Engenharia da Qualidade. Químico Industrial. Professor de graduação e pós-graduação. Consultor e auditor de Sistema de Gestão da Qualidade.