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Série Ferramentas de Gestão: Fluxograma


Fluxograma


É uma configuração (desenho) que contem as indicações passo a passo das etapas ou atividades de um processo de produção ou execução de um serviço.

Representa uma seqüência de trabalho, de forma detalhada ou macro na qual as operações ou os responsáveis e os departamentos envolvidos são visualizados nos processo.

É conhecido também com os nomes de flow-chart, carta de fluxo do processo, gráfico de seqüência, gráfico de processamento dentre outros.

É uma ferramenta para a avaliação de processos administrativos e produção, que pode ser utilizada para a melhoria de processos.

É utilizada nas etapas de observação e padronização do PDCA de melhoria de processos.

Benefícios do fluxograma:

Um fluxograma traz os seguintes benefícios:

-     Oferece compreensão única do processo
-      Possibilita a correção / eliminação de anormalidades ou etapas
-     Permite a visualização das:
           Etapas que necessitam padronização
           Relações interdepartamentais
           Relações entre etapas e fases

Principais objetivos

-    Padronização na representação dos métodos e os procedimentos operacionais e administrativos;
-       Descrever com maior rapidez os métodos operacionais e administrativos;
-       Facilita a leitura e o entendimento das rotinas operacionais e administrativas;
-       Identifica os pontos mais importantes das atividades;
-       Permite uma maior flexibilização e um melhor grau de avaliação do processo.

Como construir um fluxograma (Passos)

Para entender como o processo funciona na realidade é necessário seguir os cinco passos abaixo:

  1. Escolher o processo específico que se quer documentar
  2. Defina os limites do processo / fluxograma (o início e o fim do processo que será documentado)
  3. Definir quem irá documentar o processo uma pessoa ou uma equipe (geralmente multidisciplinar)
  4. Documentar os passos reais do processo
  5. Validar a exatidão do fluxograma com que conhece o processo

Depois que o processo for mapeado por inteiro, o mesmo pode se analisado e melhorado avaliando se existem operações redundantes, passos que podem ser combinados ou até eliminados.

Armadilhas

  1. Eliminar passos sem avaliar os impactos nos outros processos ou pessoas
  2. Deixar de identificar claramente os limites do processo no início, pois poderá continuar o mapeamento para sempre ou documentar o processo errado
  3. Deixar de incluir especialistas no processo, principalmente na etapa de validação do processo.

A Figura 1 apresenta os símbolos básicos utilizados para elaboração do fluxograma


Figura 1 – Símbolos básicos do fluxograma

A Figura 2 apresenta um exemplo de fluxograma para identificação, e avaliação de riscos, aspectos e impacto.


Figura 2 – Modelo de fluxograma


A Figura 3 apresenta outra aplicação do fluxograma. Um desdobramento do processo total até o processo unitário.


Figura 3 – Modelo de Desdobramento de fluxograma


REFERÊNCIAS

PESSOA, Gerisval A. Notas de aula da disciplina PDCA e Seis sigma: metodologia e ferramentas da qualidade. São Luís: FAMA, 2010.

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